NIGHT AUDIT in Accounting Department

• NIGHT AUDIT YANG AKAN KITA BAHAS PADA PELAJARAN INI AKAN DITITIK BERATKAN PADA TUGAS-TUGAS FRONT OFFICE NIGHT AUDIT
• APAKAH NIGHT AUDIT ITU DAN APA TUGAS UTAMANYA ?
 NIGHT AUDIT ADALAH BAGIAN DARI DEPARTEMEN FRONT OFFICE DAN ACCOUNTING YANG BERTANGGUNG JAWAB UNTUK MEMBALANCING HASIL KERJA FRONT OFFICE ACOUNTING SERTA MEMBUKUKAN HASIL KERJA / TRANSAKSI DENGAN MEMBUAT RINGKASAN LAPORAN KEUANGAN HARIAN KE MANAJEMEN DAN MELAKUKAN CLOSE THE DAY.
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB NIGHT AUDIT
1. MEMPOSTING BIAYA KAMAR DAN PAJAK
2. MEMPROSES SEMUA VOUCHER DAN KARTU KREDIT
3. MEMPOSTING SEMUA TRANSAKSI PEMBELIAN TAMU YANG TERLUPA DIPOSTING OLEH FOC
4. MENTRANSFER PEMBAYARAN DAN DEPOSIT KE DALAM MASTER ACCOUNT
5. MEMERIKSA DAN MEMBENARKAN SEMUA ACCOUNT YANG SUDAH DIPOSTING DAN MEMBALANCE-KANNYA
6. MEMONITOR KONDISI PALING AKHIR KUPON-KUPON, DISKON, & PROGRAM PROMOSI LAINNYA.
7. MENCEK KEUNTUNGAN KAMAR,PERSENTASI TINGKAT HUNIAN KAMAR, DAN STATISTIK KANTOR DEPAN LAINNYA
8. MEMPERSIAPKAN RINGKASAN YANG DIPEROLEH DALAM BENTUK CASH DAN KREDIT
9. MEMBUAT RINGKASAN LAPORAN OPERASIONAL TERHADAP MANAJEMEN
10. MENGERTI DAN MENGETAHUI DENGAN BENAR PRINSIP-PRINSIP AUDITING, BALANCING, DAN PENUTUPAN TRANSAKSI
11. MENGUASAI ALAT BANTU KERJA YANG ADA
12. MENGERTI DAN MENGETAHUI PROSES CHECK IN DAN CHECK OUT TAMU

LAPORAN-LAPORAN NIGHT AUDIT

1. D. CARD
2. ROOM SALES RECAPITULATION 1
3. ROOM SALES RECAPITULATION 2
4. GUEST IN THE HOUSE
5. EXPECTED ARRIVAL LIST
6. EXPECTED DEPARTURE LIST
7. ANALYSIS OF RESERVATION & WIG
8. RATE STRUCTURE
9. DAILY ARRIVAL LIST
10. DAILY DEPARTURE LIST
11. ROOM OCCUPIED
12. HOUSE COUNT SHEET
13. GUEST ARRIVAL BY RESIDANCE
14. NIGHT AUDIT REPORT
15. GUEST LEDGER
16. CITY OCCUPANCY REPORT
17. HOUSE COUNT INFORMATION

1. D. CARD
Adalah laporan yang berisi :
a) Posisi guest ledger guest in the house pada hari yang lalu dan hari ini
b) Omzet harian masing-masing outlet
c) Adjustment dan transfer debit
d) Total pembayaran berikut sistim pembayaran, misalnya ; cash, credit card, travel agent, company account, cheque, dll
e) Total harian deposit
f) Total harian refund

2. ROOM SALES RECAPITULATION 1
Berisi tentang laporan status masing-masing lantai kamar tentang :

a) Occupied Room
b) Vacant Room
c) Out of Order
d) House Use
e) Total Room
f) Total Guest
g) Total Revenue
h) Total Extra Bed
i) Total Day Use
j) Total additional Charge


3. ROOM SALES RECAPITULATION 2
A. Berisi tentang laporan statistic kamar

1) Total room occupied
2) House use
3) Complimentary
4) Vacant room
5) Out of order
6) Total room available
7) Total guest
8) Double occupancy
9) Total room revenue
10) Rate per transaction
11) Rate per person transaction

B. No show & cancellation reservation


4. GUEST IN THE HOUSE
Berisi laporan harian nama-nama tamu yang menginap beserta data-data:

1) Guest name
2) Arrival date
3) Estimate departure
4) Nationality
5) Occupation
6) Company/ Travel agent

5. EXPECTED ARRIVAL LIST
Berisi laporan tentang daftar rencana kedatangan tamu yang akan menginap ada hari ini
6. EXPECTED DEPARTURE LIST
Berisi laporan tentang daftar rencana tamu yang akan check out pada hari ini
7. ANALYSIS OF RESERVATION & WIG
Berisi laporan tentang kategori reservasi tamu hari ini, month to date, year to date untuk:
a) Group
b) Individual / F.I.T
c) Walk In Guest
8. RATE STRUCTURE
Berisi laporan tentang jenis/ kategori pemberian discount type dan besarnya diskon untuk masing-masing tamu , dicatat room arrival dan room night nya lalu direkap secara : to date, month to date dan year to date
9. DAILY ARRIVAL LIST
Berisi laporan tentang daftar tamu yang datang/ check in pada hari ini
10. DAILY DEPARTURE LIST
Berisi laporan tentang daftar tamu yang meninggalkan hotel / check out pada hari ini
11. ROOM OCCUPIED
Berisi laporan penggunaan masing-masing type kamar yang dipergunakan oleh tamu yang dicatat sesuai jumlah kedatangan dan lama tinggalnya, serta direkap secara : to date, month to date dan year to date
12. HOUSE COUNT SHEET
Berisi laporan penggunaan masing-masing Floor, yang dicatat sesuai : occupation, type of room, nationality, room rate, diskon, male/ female, extra bed, driver’s room, dll
13. GUEST ARRIVAL BY RESIDANCE
Berisi rekap tamu yang menginap berdasarkan kebangsaannya ( nationality ), male/ female, serta direkap secara to date, month to date dan year to date
14. NIGHT AUDIT REPORT
Berisi rekap room charge, tax and service, penggunaan extra bed, driver’s room, male/ female, untuk setiap kamar yang occupied
15. GUEST LEDGER
Berisi laporan keseluruhan transaksi maupun deposit tamu yang masih menginap baik itu kamar, F&B serta outlet yang lain sehingga dapat dilihat berapa jumlah tagihan masingmasing tamu.
16. CITY OCCUPANCY REPORT
Adalah tugas tambahan seorang night reception yang mengumpulkan data hunian kamar, group pada hotel competitor di regional/ daerah setempat yang gunanya untuk dapat melihat positioning hotel terhadap hotel setempat, sebagai salah satu analisa market yang nantinya data ini dapat dijadikan salah satu pengambilan kebijakan hotel.
17. HOUSE COUNT INFORMATION
Sebuah laporan yang berisi data forecast/ budget occupancy, average room rate, room revenue dan pencapaian secara actual, direkap secara : to date, month to date dan year to date.