Hubungan Kerja Houskeeping Department Dengan Department Lain

HOUSEKEEPING
Hubungan Kerja Housekeeping dept. dengan dept lain yang ada di dalam Hotel
1. Housekeeping dept. dengan Front Office dept.
FO:
a. Mengirimkan “Holding Reservation” yaitu daftar kamar-kamar yang sudah dipesan, atau jumlah kamar yang telah dipesan tamu dalam satu periode, dapat berupa pesanan dalam satu hari, satu bulan, satu semester sampai satu tahun.
b. Mengirimkan EA rooms atau blocking rooms, yaitu daftar kamar yang sudah dipesan untuk hari ini.
c. Mengirim VIP treatment and Flower Request untuk EA VIP.
d. Mengirim daftar perubahan kamar baik yang masih dipesan maupun yang sudah ditempati tamu.
e. Mengirimkan daftar tamu yang ada di hotel.
f. Mengirimkan daftar tamu VIP.
g. Meminta pemasangan Extra bed atau baby box.
h. Membuat House Count Information.
i. Memberikan ED list pada hari ini.
j. Membuatkan Discrepancy Report.
k. Melaporkan complain tamu tentang kondisi kamar.
l. Mamberi tahu apabila ada tamu check in tanpa membawa barang.

Housekeeping:
a. Menyiapkan kamar yang akan ditempati tamu.
b. Menyiapkan VIP treatment untuk EA, VIP.
c. Menyiapkan housekeeping report.
d. Memasang Extra bed atau baby box.
e. Melaporkan pada Front Office, kamar yang sudah siap dipakai.
f. Memberitahukan kamar-kamar yang dalam keadaan rusak/ada alat yang rusak, tidak dapat dijual; dilakukan General Cleaning; Dicat ulang.
g. Melaporkan penemuan barang tamu dalam kamar yang baru saja check out.
h. Melaporkan pada Front Office bila tamu minta tambah kamar atau pindah kamar.
i. Menerima complain tamu tentang kondisi kamar.
j. Memantau tamu-tamu yang mencurigakan.
k. Menjaga kebersihan FO area/lobby area.
l. Menyediakan, merawat dan menyimpan uniform karyawan FO dept.
m. Merangkai bunga untuk dipasang di lobby area.
Hubungan kerja Housekeeping dept. dengan FOC (Front Office Cashier):
FOC:
a. Memberitahukan bila ada tamu yang akan check out, agar mini barnya dicek dan dilaporkan segera pada FOC.
b. Menanyakan apakah ada bill yang belum dikirim ke FOC untuk tamu yang akan check out.
c. Memberitahu tentang tamu yang akan check out untuk memeriksa kamar, apakah ada barang milik hotel terbawa tamu atau barang milik tamu yang tertinggal.
d. Menginformasikan jika ada barang hotel terbawa tamu atau dipinjam tamu, serta dititipkan di FOC, supaya segera diambil.
Housekeeping:
a. Melaporkan ke FOC mini bar yang diminum tamu.
b. Mengirimkan bill-bill voucher kepad FOC.
c. Memberitahu kamar-kamar yang menggunakan Extra bed.
d. Melaporkan ke FOC jika ada barang hotel yang terbawa tamu atau barang milik tamu yang tertinggal.
e. Memberitahu ke FOC bila didapati ada barang hotel yang rusak/dirusakkan tamu, maka tamu dimohon membayar ganti rugi.
f. Menanyakan tentang tamu yang ED today atau check out hari ini.
g. Menyediakan, merawat, menyimpan uniform karyawan FOC.

2. Housekeeping dept. dengan Engineering dept.

Engineering dept.:
a. Perbaikan mesin-mesin atau alat-alat yang digunakan Housekeeping dept.
b. Melaksanakan pekerjaan yang dikehendaki Housekeeping berdasrkan WO.
c. Memasang perlengkapan/ alat-alat mesin sebagai sarana kerja Housekeeping.
d. Memberitahu cara-cara kerja/pengoperasiannya serta cara merawat.
e. Memasang perlengkapan yang diperlukan untuk acara-acara, rapat, pertemuan dll.
f. Meminjamkan perlengkapan yang diperlukan tamu baik di kamr atau dalam ruang pertemuan.
g. Memberitahu perubahan-perubahan nomor telepon yang telah diprogram.
h. Meminta ijin dan menginformasikan bila akan diadakan uji coba alarm.
i. Memberitahu apabila akan diadakan pemadaman listrik, karena perbaikan alat-alat.



Housekeeping:
a. Melaporkan kerusakan-kerusakan yang terjadi di lingkungan kerja Housekeeping dept.
b. Membuat dan mengirim Wo untuk perbaikan kerusakan atau membuatkan sarana kerja yang diperlukan.
c. Membuat WO untuk pengecatan ulang baik di kamar tamu atau diruang lain.
d. Meminta membantu pemasangan perlengkapan yang menggunakan listrik.
e. Meminta bantuan mengenai pengoperasian mesin-mesin yang akan digunakan.
f. Meminta bantuan untuk pemasangan peralatan yang akan digunakan Housekeeping maupun yang diperlukan untuk rapat atau pertemuan.
g. Memberitahu bila ada tamu yang minta tambahan lampu, ganti lampu atau meminjam perlengkapan elektronik lain.
h. Meminta penjelasan tentang perubahan nomor telepon maupun system kerja pengoperasian alat-alat elektronik lain.
i. Menyediakan dan merawat pakaian seragam Engineering dept.

3. Housekeeping dept. dengan Marketing dept.
Marketing:
a. Memberitahukan apabila akan diadakan konferensi, seminar, loka karya, raker, dll di Ruang-ruang pertemuan.
b. Memberikan Function Bulletin bila akan diselanggarakan suatu Function/Event.
c. Memberitahu apabila ada perubahan tanggal pelaksanaan atau tempat diselenggarakan acara.
d. Memberitahu jika ada perubahan jumlah peserta atau perubahan layout, untuk menentukan jumlah kursi serta penataan meja/kursi dalam ruangan.
e. Meminta bantuan untuk memasang spanduk, maupun membuat dekorasi dalam ruang pertemuan.
f. Membuat Flyer bila akan diadakan suatu event.

Housekeeping:
a. Menyimpan dan merawat uniform milik Marketing dept.
b. Membersihkan Marketing Office.
c. Membersihkan ruangan yang akan digunakan untuk acara pertemuan.
d. Membuat layout dalam ruang pertemuan sesuai order.
e. Melakukan perubahan layout sesuai dengan kehendak tamu.
f. Memasang spanduk atau banner baik untuk kedatangan tamu rombongan atau untuk function.
g. Memasang flyer ke dalam tiap kamar tamu.