HOTEL FRONT OFFICE MANAGEMENT

1. MANAJEMEN KANTOR DEPAN (HOTEL FRONT OFFICE MANAGEMENT)
Manajemen sebagai fungsi yang dilaksanakan oleh manager sangat berhubungan dengan usaha orang lain untuk mencapai sasaran (objective) tertentu dengan mempergunakan sumber-sumber yang tersedia sebaik mungkin. Manajer terlibat dalam pembuatan keputusan (decision making) yang setiap saat harus dilakukannya sehubungan dengan pekerjaan bawahannya. Manajemen sering didefinisikan “is getting things done through other people” (membuat pekerjaan tergarap dengan menggunakan tangan orang lain) dan yang lain mendefinisikan “management is decision making” (manajemen adalah pengambilan keputusan).
Studi manajemen dimaksudkan agar pembuatan keputusan dapat menjadi lebih baik sesuai dengan bidang operasinya.
Menurut Stoner (1991:6) manajemen adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan terhadap kegiatan organisasi dan penggunaan sumber-sumber organisasi lainnya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Definisi ini mengandung 3 unsur, yaitu Proses, sumber organisasi dan tujuan.
Proses adalah cara sistematis untuk mencapai sesuatu.

a. Perencanaan (Planning)
Penentuan segala sesuatunya sebelum melakukan kegiatan-kegiatan sebenarnya. Fungsinya adalah usaha pemilihan berbagai berbagai alternative tujuan, strategi, kebijaksanaan, serta taktik yang akan dijalankan. Maka perencanaan akan mempengaruhi seluruh operasional kantor depan hotel di waktu mendatang.
Perencanaan harus dibuat sejelas-jelasnya dan bisa dilakukan nantinya. Perencanaan harus bersifat komprehensif/menyeluruh. Langkah-langkahnya harus teratus dan rapi dan selalu diperbaiki sesuai dengan tuntutan keadaan. Menurut Koontz (1980:453), perencanaan harus mendukung pencapaian tujuan organisasi dan merupakan tolak ukur bagi berbagai fungsi manajemen dalam hal pengorganisasian, pengarahan, koordinasi, pengawasan dan kepemimpinan.
Contoh aplikasi perencanaan Front Office Dept.:
☻ Perencanaan program kerja tahunan
☻ Perencanaan harga jual kamar
☻ Perencanaan cuti karyawan
☻ Perencanaan program kursus karyawan
☻ Perencanaan RAB bulanan
☻ Perencanaan program outing/get together tahunan bagi karyawan.

b. Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian merupakan proses penciptaan hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi baik sumber daya manusia maupun factor fisik yang kasat mata. Tujuannya agar kegiatan yang dilaksanakan dapat disatukan dan diarahkan pada pencapaian tujuan bersama.
Pengorganisasian adalah pengelolaan sumber daya manusia yang dirangkaikan sesuai fungsi dan perlengkapannya. Aplikasi dalam pekerjaan manajerial kantor depan antara lain: pembuatan struktur organisasi di kantor depan, pembagian kerja dalam melaksanakan program yang telah ditetapkan dan system wewenang tanggung jawab serta hierarki pelaporan.

c. Pengkoordinasian (Coordinating)
Pengkoordinasian merupakan usaha mensinkronkan, menggabung-gabungkan, menyatukan berbagai macam kegiatan dalam organisasi demi tercapainya tujuan organisasi. Pengkoordinasian merupakan tugas sulit, karena dalam kegiatannya bisa saja timbul perbedaan-perbedaan yang menyangkut tujuan, waktu, hubungan perseorangan, formalitas, struktur organisasi dsb.
Fungsi manajemen pengkoordinasian adalah melibatkan penggunaan sumber daya manusia untuk mencapai tujuan.

d. Penempatan Karyawan (Staffing)
Fungsi manajemen Staffing melibatkan unsure-unsur recruitment pelamar dan penyeleksian untuk mendapatkan yang terbaik bagi jabatan tertentu. Staffing meliputi pula jadwal kerja dan jumlah karyawan yang tepat untuk kantor depan sesuai dengan jumlah tamu dan besarnya operasional hotel (jumlah kamar).
Penempatan orang yang sesuai dengan kemampuannya adalah sangat penting dalam mengoptimalkan hasil kerja.

e. Pengontrolan (Controling)
Pengawasan pada hakikatnya merupakan usaha memberikan petunjuk kepada para pelaksana agar mereka selalu bertindak sesuai rencana. Pengawasan oleh Front Office Manager meliputi unsur-unsur penentuan standar yang telah ditetapkan, perbandingan hasil dengan standar serta mengoreksi pelayanan yang menyimpang dari prosedur.
Sistem pengontrolan di departemen Kantor depan meliputi pekerjaan-pekerjaan: control terhadap keuntungan kamar (room revenue), control terhadap harga kamar rata-rata (average room rate), control terhadap projection dan actual dari anggaran yang telah ditetapkan dan control terhadap kualitas pelayanan.

f. Kepemimpinan (Leadership)
Kepemimpinan adalah fungsi manajemen yang cukup rumit karena melibatkan banyak unsur di dalamnya. Kepemimpinan dapat muncul karena bakat atau dibentuk oleh lingkungan.

g. Evaluasi (Evaluating)
Evaluasi adalah proses akhir dari fungsi manajemen yang dapat dilihat dari hasil akhir yang benar-benar telah dicapai atau dilaksanakan. Dari fakta terlihat jelas apakah suatu pekerjaan atau hasil kerja telah mencapai sasaran atau belum. Bila hasil akhir ternyata belum sesuai rencana, maka perlu diadakan revisi atau peninjauan kembali terhadap kelayakan dan feasibilitas rencana tersebut.