HOTEL TELEPHONE OPERATOR

ISTILAH-ISTILAH DALAM TELEPHONE
1. PERSON TO PERSON CALL
Permintaan percakapan telephone dengan pesan agar disambungkan dengan orang tertentu

2. STATION TO STATION
Permintaan percakapan telephone lewat nomor tertentu, tanpa menyebutkan nama orang yang dipanggil

3. COLLECT CALL
Permintaan percakapan telephone yang pembayaran pulsanya ditanggung oleh si penerima telephone

4. TOLL FREE CALL
Percakapan telephone luar negeri atau dalam negeri lewat sistim pelayanan otomatis, yang biayanya dibebankan pada orang yang dipanggil. Nomor toll free call diedarkan secara umum kepada publik yang membutuhkan, biasanya untuk keperluan bisnis.

5. FIX TIME CALL
Permintaan percakapan telephone yang waktunya ditentukan oleh si pemanggil dengan persetujuan operator

6. CONFERENCE CALL
Permintaan percakapan telephone oleh tiga orang atau lebih, dengan menggunakan perlengkapan tertentu

7. CREDIT CARD CALL
Permintaan percakapan telephone yang pembayaran pulsanya ditanggung oleh si pemegang kartu kredit

8. INTERNATIONAL DIRECT DIAL
Hubungan lewat telephone otomat yang memungkinkan pemenggil disuatu negara menghubungi nomor telephone di negara lain dengan memutar nomor awalan internasional, kode negara, dan nomor nasional negara yang dipanggil

TATA CARA BERTELEPHONE YANG BAIK (TELEPHONE COURTESY)
LANGKAH-LANGKAH TATA CARA BERTELEPHONE ADALAH :
IDENTTITY YOURSELF ( PERKENALKAN DIRI ANDA )
1. PERSONAL SERVICE ( LAYANAN PRIBADI )
2. LISTEN CAREFULLY
3. TAKE A NOTE
4. GIVING MAGIG WORD

SEBAGAI TAMBAHAN, BISA KITA MENGGUNAKAN BEBERAPA UCAPAN TERIMA KASIH DALAM BERBAGAI BAHASA

1. MENERIMA TELEPHONE DENGAN BAIK
a) Angkat gagang telephone sesegera mungkin. Maks. 3 X dering
b) Perkenalkan diri anda, salam, siap membantu anda
c) Dengarkan pesan-pesan atau permintaan tamu dengan baik
d) Selalu menyebut nama
e) Berjanji untuk menelphone kembali apabila pembicaraan belum tuntas
f) Letakkan gagang telephone dengan benar

1. MENELPHONE KELUAR
a) Susunlah dengan teratur pesan atau pembicaraan yang akan disampaikan
b) Putar/ tekan dengan seksama , bila sudah diangkat segera sebut jati diri anda/ lembaga/ instansi/ hotel anda
c) Sampaikan pembicaraan dengan ramah
d) Sebut nama lawan bicara sesering mungkin tapi seperlunya
e) Tutuplah pembicaraan dengan salam dan ucapan terima kasih

SISTEM SWITCHBOARD
1. PBX ( PRIVATE BRANCH EXCHANGE )
Switchboard yang dihubungkan dengan public exchange (pesawat transfer umum) dengan satu atau lebih lines juga sambungan ke berbagai extention dalam hotel itu sendiri atau ke departemen lain

2. PABX ( PRIVATE AUTOMATIC BRANCH EXCHANGE )
Sistim yang merupakan kombinasi exchange service ( pelayanan transfer) dengan fasilitas komunikasi intern secara otomatis. Bisa tersambung ke extention lokal dan outside call

3. PMBX ( PRIVATE MANUAL BRANCH EXCHANGE )
Sistem komunikasi yang tidak otomatis dimana operator harus secara langsung menjalankan sending out going dan internal connection incoming call


 PAGING
Salah satu tugas operator untuk melakukan pemanggilan kepada seseorang/ tamu atas permintaan seseorang / manajemen hotel disekitar lokasi hotel.
paging setidaknya harus diulang minimal 3 X atau yang dipanggil sudah melapor.

 WAKE UP CALL
Adalah panggilan yang dilakukan untuk membangunkan tamu yang sedang tidur dalam kamar. Layanan ini bisa karena pewrmintaan tamu itu sendiri atau ketua rombongan ( misalnya rombongan tour ) agar bisa segera berkumpul untu melakukan aktifitas selanjutnya.

SISTEM WUC BISA MANUAL ; DENGAN LANGSUNG MENELPON KE KAMARTAMU ATAU DI PROGRAM SECARA OTOMATIS DI MESIN SWICTHBOARD

Setelah kita mengetahui tugas dan tanggung jawab sebagai seorang operator telephone, kita juga harus mampu untuk meminimkan cost dan meningkatkan revenue/ income dari telephone section ini. Pada saat ini memang agak susah untuk dapat meningkatkan revenue telephone dari inhouse guest karena begitu banyaknya operator telephone seluler menawarkan fasilitas yang begitu murah sehingga ini menjadikan ponsel sebagai alat nomor satu bagi tamu untuk melakukan komunikasi.

Namun demikian kita tidak perlu berkecil hati, Ada beberapa yang masih bisa kita lakukan antara lain :

1. Selalu mengupdate data harga dari operator telephone
2. Selalu mengupdate harga dengan selalu memperhatikan range harga jual ke tamu
3. Bekerjasama dengan Room Division , Marketing membuat paket-paket promosi
4. Memberikan harga discount khusus untuk tujuan-tujuan dan jam-jam tertentu
5.

CAR RENTAL
 Salah satu fasilitas hotel yang juga bisa mendapatkan income adalah dengan menyediakan jasa persewaan mobil untuk para tamu hotel. Biasanya tamu luar kota yang akan mengunjungi clientnya akan memerlukan sarana transportasi mobil agar perjalanan bisnisnya dapat berjalan lancer, pengguna yang lain adalah tamu yang melakukan perjalan wisata yang akan berkunjung ke daerah pariwisata, tamu rombongan yang akan mengadakan ziarah, rombongan pesta pernikahan, Rakor/ study banding bagi para pejabat pemerintahan, dll.

 Pihak hotel tidak perlu harus memiliki armadanya sendiri cukup bekerjasama dengan perusahaan persewaan mobil professional dengan menerapkan tarif yang telah disepakati untuk masing-masing kota tujuan dengan menggunakan semacam tabel harga, hal ini untuk mempermudah kita didalam menawarkan kepada client dalam negoisasi harga. Tabel biasanya hanya berisi tujuan kota-kota besar dan tempat-tempat terkenal, untuk tujuan yang tidak ada di dalam daftar/ tabel bisanya akan ada negoisasi khusus untuk penentuan tarifnya.Dari harga yang ada di tabel tersebut pihak hotel sudah mendapatkan prosentase sebagai keuntungan / income hotel.

 Kerjasama dengan perusahaan persewaan mobil ini tentunya dengan suatu surat perjanjian kerjasama yang didalamnya dituangkan semua ketentuan sistim kerjasamanya, tata tertib penyewa, hak dan kewajiban masing-masing pihak agar dikemudian hari tidak ada yang merasa dirugikan.

D. Pengetikan
Adalah salah satu fasilitas yang dimiliki oleh business center, membantu para tamu hotel yang perlu jasa pengetikan biasanya para tamu yang mengadakan meeting di hotel atau mau membuat suatu surat guna keperluan bisnisnya.
Tarif jasa pengetikan biasanya dihitung perlembar dengan ukuran kertas A4 atau folio.

E. Computer Rental & Internet Connection
Apabila tamu hotel memerlukan computer untuk keperluan bisnis mereka, tentunya tidak harus pergi kemana-mana kalau di hotel juga menyediakan sarana ini. Di jaman sekarang semua kegiatan bisnis bisa dilakukan hanya disatu tempat, dengan membuat surat atau mengirim e-mail maka semua data yang diperlukan akan dengan singkat sampai tujuan bahkan sampai diluar negeri hanya dalam hitungan detik secara aman dan yang pasti langsung ke alamat penerima. Bahkan bila perlu mereka bisa mengadakan conference secara langsung dengan internet, dengan video conference.
Tamu akan dikenakan biaya untuk fasilitas tersebut, tarifnya dihitung berdasarkan cost yang ditimbulkan, misal nilai investasi, beaya internet, dll

F. DRUGSTORE
Drugstore ini adalah salah satu bagian dari business center yang menyediakan berbagai macam kebutuhan tamu hotel, misalnya obat-obatan ringan, obat gosok, perlengkapan mandi seperti sabun mandi, sampho, pasta gigi, alat cukur kumis/ jenggot, voucher pulsa, dll. Ada pula sementara hotel yang melayani menjual berbagai cindera mata, souveneer, pakaian renang, batik, handcraff dan lain sebagainya sesuai dengan daerah dimana hotel tersebut berada. Bagian ini akan memperoleh income dari laba penjualan barang-barang tersebut diatas.

G. Notulis
Salah satu fasilitas dari hotel, dimana biasanya diperlukan oleh tamu yang sedang mengadakan meeting di hotel, tetapi mereka tidak mengikut sertakan sekretarisnya sehingga butuh person yang akan mencatat serta membuat notulen rapat sehingga langsung dapat dibaca dan dipelajari oleh peserta rapat setelah selesainya rapat. Tarif notulis bisa berdasarkan per-section atau perjam. Seorang yang akan diberikan tugas sebagai seorang notulis sebaiknya adalah seorang yang cakap, mempunyai wawasan yang luas, karena para pengguna jasa ini berasal dari berbagai macam disiplin ilmu yangh masing-masing mempunyai istilah yang sangat specific dimasing-masing bidangnya yang tidak lazim dipergunakan pada percakapan sehari-hari, misal : istilah di ilmu kedokteran, sipil, IT, dll.